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La documentazione amministrativa



Tra le novità introdotte per la semplificazione dell’azione amministrativa ed il miglioramento della qualità del servizio reso al cittadino, la più nota è certo la c. d. autocertificazione. Si tratta per la verità di un istituto tutt’altro che recente, in quanto introdotto già in una legge del 1968 rimasta però a lungo inattuata. Soltanto con le c. d. leggi Bassanini e poi con il Testo Unico della Documentazione amministrativa (TUD) nel quale le novità sono confluite, si è assistito ad una vera e propria “rivoluzione copernicana” in questo settore che finalmente ha trovato attuazione nella prassi degli uffici. Anzitutto, le disposizioni del TUD si applicano ai cittadini e alle persone giuridiche aventi sede in uno Stato membro dell’Unione europea, mentre gli stranieri possono avvalersi delle dichiarazioni sostitutive solo per i fatti che potrebbero essere certificati da un’amministrazione italiana o in forza di uno specifico accordo tra i Paesi, in caso contrario dovendo ricorrere a certificazioni con traduzione autenticata dall’autorità consolare. Le stesse disposizioni, da un punto di vista oggettivo, valgono non solo nei confronti della Pubblica Amministrazione e dei gestori di pubblico servizio, ma anche dei privati che lo accettano. 
Venendo al merito delle norme sulla documentazione, in primo luogo il TUD semplifica le modalità per sottoscrivere dichiarazioni da parte di chi non può firmare: non occorrono infatti più i due testimoni, ma il pubblico ufficiale si limita a dare atto dell’impedimento. Non solo: se l’impedimento è temporaneo (p. e. braccio ingessato) la dichiarazione può essere fatta dal coniuge, dai figli o in mancanza da altro parente fino al terzo grado. In secondo luogo, meritano menzione le norme sull’autentica di copie e di sottoscrizioni (artt. 18-21), in base alle quali per le prime l’autentica può essere sostituita da una dichiarazione sostitutiva in cui si dichiari di essere a conoscenza che la copia è uguale all’originale, per le seconde la sottoscrizione viene autenticata dal funzionario che riceve l’atto e davanti al quale l’istanza viene sottoscritta. In base al combinato disposto dell’art. 38, la sottoscrizione autenticata, che non è più richiesta per le domande di partecipazione a pubblici concorsi, può anche essere sostituita dalla consegna, unitamente all’atto firmato, di copia di un documento di identità, consentendo così la trasmissione di istanze anche via fax. 
Per quanto riguarda i documenti, il TUD prevede che a fianco dei documenti di identità, che hanno lo scopo di identificare il soggetto, come la carta di identità, sono equipollenti i documenti di riconoscimento, che, pur rilasciati ad altro scopo (si pensi alla patente o al porto d’armi) contengono una foto autenticata da un’Amministrazione dello Stato. Oltre ai due già citati, questi sono: il passaporto, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di conduzione degli impianti termici e le altre tessere di riconoscimento rilasciate dalle Amministrazioni. 
Il cuore del TUD è rappresentato però dagli artt. 40 – 49 sui certificati. La legge stabilisce in primo luogo che, ove sia richiesta la certificazione di più situazioni, queste sono inserite in un unico documento, la cui validità sarà illimitata per fatti non soggetti a modifica (p. e. la data di nascita) mentre sarà di sei mesi per le altre situazioni, ma tale termine può essere prorogato con la semplice dichiarazione scritta in calce che nulla è mutato rispetto a quanto contenuto nel certificato. Lo spazio lasciato ai certificati è tuttavia residuale perché il TUD prevede una serie di istituti alternativi tra cui: 
a) l’esibizione del documento. La P. A. non può chiedere al cittadino di certificare fatti che siano già attestati in un documento di identità esibito; 
b) accertamento d’ufficio. Non possono essere richiesti certificati per i fatti che si possono autocertificare, per quelli contenuti in documenti già in possesso dell’amministrazione o che la stessa è tenuta a certificare (così, ad esempio, il Comune in cui si abita non potrà chiedere una certificazione di residenza). In tal caso l’interessato potrà semplicemente indicare l’Amministrazione che detiene l’atto e sarà cura dell’amministrazione richiedente accertare d’ufficio la situazione, accedendo direttamente agli archivi (si tratta di una ipotesi in cui le pubbliche amministrazioni possono acquisire e trattare i dati anche sensibili per espressa disposizione); 
c) dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazione). Per un’ampia serie di situazioni indicate dall’art. 46 l’interessato può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva anziché al certificato; 
d) dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà (art. 47). Per tutte le altre situazioni a diretta conoscenza dei dichiarante, anche se relative a terzi, il cittadino può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva con sottoscrizione autenticata o con fotocopia del documento allegata. Le dichiarazioni hanno la stessa validità temporale degli atti sostituiti, non sono soggette a bollo e possono essere effettuate su moduli che la Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di diffondere anche per via telematica. Tali moduli contengono sia la dichiarazione di essere consapevoli delle responsabilità penali previste per le dichiarazioni false, sia l’informativa sulla privacy. Non possono essere sostituiti soltanto i certificati medici, veterinari e relativi a brevetti, marchi e conformità CE in quanto vi è un interesse prevalente a tutela del cittadino stesso ad accertare con maggiore formalità ed efficacia la situazione. 
Il TUD prevede inoltre controlli a campione sulla verità delle autocertificazioni e stabilisce sanzioni sia a carico dei funzionari che esigono certificati, i quali violano i doveri d’ufficio, sia a carico di chi commette falsità, il quale, oltre a rischiare sanzioni penali, va incontro alla immediata revoca del beneficio conseguito con la falsa dichiarazione.